У отдельных компаний логистические расходы обычно колеблются в пределах 5-35% от объемов продаж. Затраты на логистику, как правило, составляют одну из крупнейших статей расходов, связанных с ведением бизнеса, уступая место лишь затратам на сырье и материалы. Традиционно на отечественных предприятиях логистика строится исключительно на функциональной основе. Это объясняется несколькими факторами. Во-первых, недостаточное обеспечение отделов закупок компьютерной техники отнюдь не способствует плодотворной интеграции отдельных функций логистики. Вторая причина - изменчивый экономический климат. Условия экономической нестабильности постоянно толкают компании на наращивание прибылей, поэтому усилия менеджмента в зависимости от рыночной ситуации сосредоточены то на сокращении издержек, то на увеличении объемов продаж. Поэтому мало кто обращает внимание на экономический потенциал логистики.

Третья причина- организационный фактор. Менеджеры, отвечающие за отдельные логистические функции (транспортировка, заказы, складское хозяйство) яростно сопротивляются, когда интеграционные процессы логистики посягают на области их функциональной компетентности и разрушают информационные барьеры между подразделениями.

И последнее препятствие для прогресса в лгистике предприятий - отдача от инвестиций в логистику слишком трудно поддается количественной оценке. Эта причина является и следствием того, что менеджеры зачастую не способны точно определить полную величину затрат на управление запасами. Замкнутый круг.

Наши решения в области логистики обеспечивает интегрированный подход к логистической системе на предприятии. Средства, инструменты, технологии, которыми оперирует предприятие в процессах снабжения, мы рассматриваем как логистический ресурс компании. Так, к логистическим ресурсам относится информация, прогнозирование, управление запасами, транспортировку, складирование. Особое внимание мы уделяем вопросам проектирования логистических систем. Так, Обычно правильное позиционирование службы логистики на предприятии, как правило, должно сопровождаться процедурой реинжиниринга организационной структуры управления фирмой. Опыт внедрения логистических систем на многих предприятиях позволяет осторожно и правильно выполнить все необходимые шаги по организационному преобразованию.

Рассматривая закупки в комплексе, мы постоянно подчеркиваем, что управление логистическими ресурсами должно базироваться на информационной платформе. В качестве такой платформы мы предлагаем пакет приложений Oracle Internet Procurement.

Решение Oracle Internet Procurement Solution - пакет высокотехнологичных приложений, позволяющий компании организовать процессы снабжения в соответствии с мировыми стандартами. В комплексе с решениями B2B Oracle (Exchange Marketplace - электронная торговая площадка, Oracle Supply Chain Exchange- Интеграция Поставок, Oracle Transportation - Управление Перевозками) внедрение продуктов iPurchasing позволяет компаниям оптимизировать процесс закупок, расширить горизонты стратегического планирования, получить инструмент оперативного управления процессом снабжения, начиная от получения заявки на покупку и заключения договора, и заканчивая контролем доставки и получения, включая оплату поставщику. В организационном плане это предложение позволит централизовать процесс выбора поставщиков, заключения договоров и оплат и децентрализовать функции формирования заявок на товары и их получения.

Как показывает опыт внедрения, решение Oracle Internet Procurement способно сократить затраты на закупку до 20%.

Типичный перечень приложений, которые мы предлагаем для внедрения на предпритяих следующий:

Продукт	Назначение
IProcurement	Автоматизация заявочной компании, ведение каталогов
Purchasing	Полный цикл снабжения: от заявки до приходования
ISupplier Portal	Инструмент взаимодействия с поставщиками
Supplier Scheduleм	Планирование закупок и отгрузок
Payables	Финансовый контроль расчетов с кредиторами

IProcurement

iProcurement используется для обеспечения работников средствами проведения собственных транзакции от заявки до получения c помощью web-интерфейса, очень похожего на модель web-shopping, встроенную в amazon.com или e-Toys.com. Используя данный модуль, все работники проводят заказы через online каталог и могут отслеживать прохождение своих транзакций.

Таким образом, Intrnet Procurement 11i поддерживает интуитивный web-интерфейс. С помощью одного только web-броузера Вы можете быстро найти необходимые товар или услугу в каталоге, добавить их в корзину, и заполнить и утвердить заявку на основании содержимого корзины.

Несмотря на то, что многие организации ограничивают требования к функциональности данного модуля только созданием и утверждением заявок, iProcurement также включает online сообщество снабженцев, управление каталогами и доступ к самообслуживанию партнеров по снабжению.

Одно из основных преимуществ, которое получит организация, внедрившая Internet Снабжение это простая, гибкая, удобная для проведения поиска система управления каталогами. Без правильного ведения каталогов, работник не может заказать необходимый ему материал, что приводит к появлению случайных контрактов и неэффективному использованию корпоративных соглашений.

Oracle предлагает гибкое решение для управления каталогами и их содержеанием. Следующие требования бизнеса включены в управление каталогами:

• Необходимость в электронных каталогах - особенно в агрегированных от многих поставщиков
• Поддержка не стандартизированных и классифицированных позиций
• Наличие эффективного механизма поиска
• Поддержка актуальных цен

Существует несколько базовых источников создания каталогов:

• Загрузка из внешних систем. Internet Procurement позволяет загружать катаоги поставщиков их файлов в формате Excel и XML. Специальный API интерфейс позволяет разработать процедуры загрузки данных каталога практически любого формата.
• Внутренние источники. Возможно формирование каталогов на основании договоров, Запросов и Коммерческих предложений из Oracle Applications.
• В процессе создания Заявки пользователь может обратиться по ссылке к каталогам поставщиков, расположенных на их сайте и возвратить позицию в Заявку.
• Наконец, Oracle iProcurement интегрирован с Oracle Exchange. Как результат, пользователь может обратиться к Oracle Exchange, осуществить поиск позиции в каталоге и возвратить позицию в корзину заказов

Снабжение через самообслуживание это больше, чем просто закупка не производственных материалов. Снабжение через самообслуживание это самообслуживание через доступ к корпоративной системе и сообществу поставщиков. Заявители имеют доступ к online каталогам, которые базируются на корпоративных контрактах. Они имеют доступ к просмотру статуса своих заказов на протяжении всего его жизненного цикла от заказа до оплаты. Для примера, заявитель может просмотреть из своей заявки заказ, получение, счет и оплату. Самообслуживание позволяет обращаться к партнерам по снабжению. В этом случае заявитель получает доступ к графику поставок.

Purchasing

Модуль Oracle Purchasing обеспечивает следующие основные функции по управлению заявками:

• Интерактивный доступ к собственным каталогам поставщиков и позиций при создании документов
• Автоматический выбор источников заявок по соглашениям и каталогам с использованием списков утвержденных поставщиков
• Распределение расходов по нескольким местам возникновения затрат, проектам и подразделениям
• Использование нескольких валют
• Автоматическое создание распределений счетов
• Использование шаблонов заявок для часто запрашиваемых позиций
• Автоматическое назначение покупателя строкам заявки по позиции
• Проверка фондов при создании заявки
• Поддержка документооборота утверждения заявок

Заявки могут быть введены в систему пользователем непосредственно в месте возникновения потребностей на МТР (материально-технические ресурсы) или сформированы системой в результате процесса планирования. Система предоставляет ряд методов планирования с учетом состояния текущих запасов на складах, а также потребностей в МТР, выраженных в виде статических или динамических страховых запасов, сформированных прогнозов потребления МТР, производственных заказов, использующих МТР или заказов на отгрузку МТР со складов. В качестве методов планирования используются "Min-Max" или "Точка заказа".

Типы заявок

Заявки на поставку МТР могут быть внешними (поставка независимыми поставщиками) и внутренними (отгрузка с ЦПП, поставка внутренними структурными подразделениями), также используются шаблоны заявок.

• Заявки на приобретение - поставки осуществляются через Заказы на приобретение
• Внутренние заявки - поставки осуществляются через внутренние заказы на продажу.
• Шаблоны заявок - шаблоны для заявок по часто приобретаемым позициям. Когда требуется заказать позиции, указывается шаблон товаров и задается количество, которое требуется заказать. Сведения о выборе источника и о доставке задаются по умолчанию.

В случае внутренних поставок заявки, сформированные в каждом подразделении нижнего уровня структуры, переводятся системой во внутренние заказы на поставку МТР между структурными подразделениями на основании заранее описанных связей между организациями с учетом требуемых дат. В случае внешних поставок заявки на приобретение переводятся в заказы на приобретение, по которым впоследствии регистрируется поступление МТР от поставщиков.

Операции с заявками
Возможны следующие операции с заявками:

• Создание, редактирование, просмотр сведений о заявках, утверждение заявок.
• Просмотр текущего состояния и журнал действий заявок.
• Отправление заявок согласно структуре утверждения
• Проверка фондов в интерактивном режиме перед созданием заявок.

Создание заявок

Каждая заявка содержит номенклатуру и количество необходимых материалов, даты требуемых поставок. Заявки могут быть оформлены с указанием любой даты поставки в будущем, покрывая перспективные потребности на любой рассматриваемый период. Утверждение заявок Система поддерживает возможность ведения иерархии утверждения заявок, при которой каждая заявка, сформированная системой или пользователем, должна пройти один или несколько уровней утверждения другими пользователями системы, занимающими соответствующие должности. Формирование запросов на коммерческие предложения и получения коммерческих предложений. Выбор поставщиков. Коммерческие предложения содержат номенклатуру и количество поставляемых материалов с привязкой к заявке, по которой проводится поставка товара, дату поставки, фирму-поставщика, цену заказа и др. атрибуты. Коммерческие предложения могут создаваться как вручную, так и автоматически на основании утвержденных заявок на поставку. Коммерческие предложения можно использовать как каталоги цен поставщиков и для автоматического выбора источника при формировании заявок на закупку.

Типы запросов на коммерческие предложения и коммерческих предложений

• Каталоги - используются для регистрации большого объема номенклатурных позиций, цен, скидок (по объемам закупок)
• Стандартные - используются для небольших объемов номенклатурных позиций, которые необходимо закупить в определенном количестве, на определенный склад и в определенное время
• Предложение цены - используются для небольших объемов номенклатурных позиций, которые необходимо закупить в определенном количестве, на определенный склад и в определенное время

Формирование заказов на приобретение

Заказ на поставку содержит номенклатуру и количество поставляемых материалов с привязкой к заявке, по которой проводится поставка товара, дату поставки, фирму-поставщика, цену заказа и др. атрибуты.

Заказы на поставку могут создаваться как вручную, так и автоматически на основании утвержденных заявок на поставку. На основании введенных заказов на поставку просчитывается наличие на складах МТР на будущие периоды (при внедрении модуля Запасы).

Контроль оплаты поставок МТР по заказам на приобретение производится путем просмотра состояния заказов и счетов-фактур через запросы и отчеты, которые позволяют отслеживать прохождение платежей по счетам-фактурам поставщиков.

Типы заказов на приобретение

В ИСУ могут использоваться все типы заказав на приобретение, а именно обычный заказ на приобретение, планируемый заказ на приобретение, соглашение о закупках и шаблон заказа на приобретение.

1. Обычные (стандартные) заказы на приобретение
   В большинстве случаев при разовой закупке различных позиций создается обычный заказ на приобретение. Обычные заказы на приобретение создаются при наличии информации о требуемых товарах или услугах, расчетных расходах, количествах, графиках доставки и распределениях учета. Если используется учет обязательств, становится возможным резервирование заказов на приобретение, так как вся необходимая информация известна.
2. Соглашения о закупках
   Соглашения о закупках создаются в том случае, если имеются сведения о товарах или услугах, которые планируется приобретать у конкретного поставщика в течение определенного периода времени, однако еще не известны конкретные графики доставки. Соглашения о закупках используются для указания договорных цен на позиции перед их непосредственной закупкой.
3. Заказы по соглашению
   Заказ по соглашению может быть выдан вместо соглашения о закупках для размещения фактического заказа (в пределах срока действия соглашения о закупках). Если используется учет обязательств, становится возможным резервирование каждого заказа.
4. Шаблоны заказов на приобретение
   Шаблоны заказов на приобретение создаются совместно с поставщиками для соглашения с конкретными условиями без указания товаров и услуг для будущей закупки. Создаваемые впоследствии обычные заказы на приобретение могут ссылаться на готовые шаблоны, а если используется учет обязательств, становится возможным резервирование этих заказов на приобретение.
5. Планируемые заказы на приобретение
   Планируемый заказ на приобретение - это долгосрочное обязательство о приобретении товаров или услуг из одного источника. Необходимо указать ориентировочные графики доставки и все сведения о приобретаемых товарах или услугах, включая дебетуемый счет, количества и расчетную стоимость.
6. Заказы по спланированному контракту
   Для размещения фактического заказа возможна выдача заказа по спланированному контракту вместо планируемого заказа на приобретение. Если используется учет обязательств, возможно использование планируемого заказа на приобретение для резервирования фондов для долгосрочных соглашений. Также имеется возможность изменять распределения учета при создании каждого заказа. При этом система сторнирует обязательство для планируемого заказа на приобретение и создаст новое обязательство для этого заказа.
7. Наряд-заказы (Releases).
   Дополнительные заказы, инициирующие поставку в рамках долгосрочного договора. Указываются конкретные срок и условия поставки, спецификация на позиции. Наряд-заказы используются при оформлении долгосрочных заказов, рассчитанных на несколько разнесенных во времени поставок. Каждая такая поставка инициируется/подтверждается нарядом-заказом. В таких долгосрочных заказах указана номенклатура закупаемых изделий и закупочные цены. График поставок определяется приблизительно (например, 10 поставок в течение года) или вообще отсутствует.

Типы наряд-заказов:
Blanked Release - для долгосрочных заказов на приобретение, в которых вообще не определены графики поставок.
Scheduled Release - для долгосрочных заказов на приобретение, в которых графики поставок определены ориентировочно.

	Обычный заказ на приобретение	Планируемый заказ на приобретение	Соглашение о закупках	Шаблон заказа на приобретение
Условия известны	Да	Да	Да	Да
Товары или услуги известны	Да	Да	Да	Нет
Ценообразование известно	Да	Да	Возможно	Нет
Количество известно	Да	Да	Нет	Нет
Распределения учета известны	Да	Да	Нет	Нет
График доставки известен	Да	Возможно	Нет	Нет
Резервирование возможно	Да	Да	Нет	Нет
Резервирование заказов возможно	Н/П	Да	Да	Н/П

Контроль исполнения бюджета

Контроль исполнения бюджетов по закупкам обеспечивается путем установления контроля бюджетов при обработке заявок и заказов на приобретения. Заявки и заказы не могут быть утверждены, если они не проходят контроль бюджетов. В то же время сам заявитель может проконтролировать попадает ли его заявка в бюджет. Для осуществления закупок, которые превышают установленные бюджеты, необходимо сначала внести изменения в бюджеты, после чего формировать заявки и заказы по описанной схеме. После утверждения каждой заявки/ заказа производится резервирование фондов по категориям и суммам, указанным в заявке/ заказе.

Интерактивная проверка фондов

Интерактивная проверка фондов осуществляется на любом уровне создания заявки/ заказа по запросу пользователя. Интерактивная проверка фондов осуществляется независимо от резервирования фондов для операции.

Контроль исполнения бюджетов по заявкам и заказам

Используется абсолютный контроль исполнения бюджетов, т.е. в системе запрещается резервировать фонды для операции, по которой недостаточно свободных средств в бюджете. Возможно использование рекомендательного контроля исполнения бюджетов для отдельных категорий (групп товаров), центров затрат. При рекомендательном контроле система интерактивно уведомляет о превышении бюджета, однако позволяет закончить операцию и осуществить резервирование фондов. Предлагается использовать только абсолютный контроль бюджетов.

При обновлении свободных фондов модуль Закупки создает обязательства по заявкам/ заказам. При утверждении заказа на приобретение, созданного по заявке, обязательства по заявкам автоматически сторнируются и переносятся на заказы на приобретение. Резервирование фондов в ИСУ будет производиться только после утверждения заявки/ заказа.

Создание приходов

Получение ТМЦ/ услуг оформляется менеджером по снабжению, получающему приходные документы от поставщика ( в перспективе кладовщиком) на все товары, на которые был оформлен заказ на приобретение.

При внедрении модуля Закупок существенно упростится процесс оприходования МТР на склады. В перспективе при правильно спланированном графике поставок процесс оприходования не требует непосредственного участия отдела снабжения или бухгалтерии.

Оприходование производится по заранее определенным правилам на определенный склад с автоматическим указанием корреспондирующих счетов Главной книги. Операция может проводится в БД кладовщиком на основании ранее введенного в БД заказа на поставку.

iSupplier Portal

Oracle Supplier Management Portal позволяет осуществлять взаимодействие между компанией и ее поставщиками посредством Internet в интерфейсe web-броузера. Это приложение действительно преобразует бизнес в е-бизнес. Без шуток.

Оперативное взимодействие с поставщиками посредством разделения информационнного ресурса

Oracle Supplier Management Portal позволяет отслеживать всю цепочку взаимодействия с поставщиком на протяжении всего цикла от закупки до оплаты. Для осуществления такого взаимодейстия поставщик должен сначала зарегистрироваться в системе. После этого он сможет осуществлять навигацию на портале поставщиков, который содержит информацию такую как текущие договора, заказы, инвойсы, оплаты. Поставщик может резко повысить эффективность своей работы также за счет того, что ему будет доступна такая информация по закупкам, такая как

• история приходов
• история заказов по договорам
• невыполненные просроченные приходы
• открытые запланированные поставки

Подтверждение Договоров и Заказов по Договорам

Поставщики могут просматривать и подтверждать договора и заказы по договорам в режиме реального времени. Поставщик может осуществить поиск договора или заказа, просмотреть содержимое, принять или отвергнуть с указанием причины такой, как например перенос срока поставки. В случае, когда поставщик подтверждает заказ, статус последнего изменяется и менеджер по закупкам получает уведомление о подтверждении. Если заказ не подтвержден в указанные сроки, поставщик и менеджер также получают уведомление об этом.

Изменение сроков поставки в Заказе или Договоре

Уполномоченные поставщики имеют возможность изменить ожидаемую дату поставки целого заказа или его отдельных строк. После подтверждения изменения даты запрос на изменение направляется менеджеру покупающей организации. Только утверждение последнего влечет за собой автоматическое изменение заказа. Все уведомления пересылаются с помощью Oracle Workflow, в том числе по электронной почте

Подтверждения об отгрузке

Подтверждения об отгрузке (Advanced Shipment Notice- ASN) заполняются поставщиками для уведомления клиента о том, что товар отгружен и находится в пути. ASN может содержит информацию о дате отгрузки, номере партии, номере товарно-транспортной накладной, количестве и характеристиках товара, номер заказа и договора, а также прочие необходимые атрибуты.

Теперь поставщики могут заполнять Подтверждения через интернет и эта информация становится немедленно доступной для обработки менеджерами поставок предприятия. Как только Подтверждение становится доступным, менеджер может подготовить приходный ордер с информацией из ASN, тем самым сокращая время при заполнении во время поступления товаров.

ASN может содержать также платежную информацию для заполнения инвойса. В этом случае инвойс по Заказу может быть сформирован системой автоматически.

Таким образом, использование данной особенности модуля позволяет

• Сократить время оформления приходных и платежных документов при приходовании на склад
• Своевременно подготовить складские помещения для приема груза
• Отслеживать перемещение товара

Просмотр истории приходов и возвратов

Поставщик может просматривать приходы и возвраты своих товаров в разрезе договоров, результаты контроля качества при приемке материалов. Все это помогает наладить оперативные и объективные взаимоотношения с поставщиком, послужить стимулом для улучшения качества обслуживания

Интерактивный просмотр инвойсов и платежей

Информация об инвойсах и оплатах также доступна через Интернет, включая поставки и оплаты по инвойсам.

Ниже представлена мартица возможностей Oracle Supplier Management Portal

Возможность	10.июл	11.0.x	11.5.x (11i)
Наименование продукта	Web Suppliers V2.0	Web Suppliers V3.0/Supplier Management Portal	Internet Supplier Portal
Трехуровневая архитектура	OAS web server	OAS web server	iAS server
Технология	PL/SQL cartridge	PL/SQL cartridge	mod PL/SQL
Подтрерждение Заказов и Договоров	--	--	Доступно
Изменение плана поставок Дговоров	--	--	Доступно
Создание Advance Shipment/Billing Notice (ASN/ASBN)	--	--	Доступно
Промотр Запросов на Коммерческие Предложения (RFQ)	--	Доступно	Доступно
Просмотр истории Договоров и Заказов	--	Доступно	Доступно
Просмотр графиков поставок	--	Доступно	Доступно
Самостоятельная регистрация поставщиков	--	Доступно	Доступно
Просмотр принятых инвойсов	Доступно	Доступно	Доступно
Просмотр платежей по инвойсам	Доступно	Доступно	Доступно
Просмотр Договоров и Заказов	Доступно	Доступно	Доступно
Просмотр приходов	Доступно	Доступно	Доступно
Просмотр возвратов	Доступно	Доступно	Доступно
Просмотр просроченных поставок	Доступно	Доступно	Доступно

Supplier Schedule (Планирование Поставщиков)

Oracle Supplier Scheduling - опциональный компонент пакета Internet Procuremnt Solution, который строит планы закупок и планы отгрузок для поставщиков. Поставщики могут просматривать плановые графики поставок через Портал Поставщика, либо получать графики через средства электронного обмена данными (EDI).

Модуль Oracle Планирование поставщиков упрощает и автоматизирует передачу поставщикам прогнозов и потребностей отгрузки.

Payables (Управление Кредиторами)

Внедрение модуля Кредиторы (Account Payаbles) позволит выполнять следующие основные функции:

• Вести базу поставщиков: адреса, банковские счета, другую дополнительную информацию
• Выполнять все действия со счетами-фактурами поставщиков (регистрация, сторнирование, корректировка, привязка предоплат, просмотр).
• Контролировать состояние кредиторской задолженности в разрезе счетов-фактур, поставщиков, сроков и форм оплаты, договоров
• Контролировать просроченную кредиторскую задолженность в разрезе счетов-фактур, поставщиков, форм и сроков оплаты.
• Вручную и автоматически формировать платежи по счетам согласно условиям оплаты, утверждать их и производить оплату
• Контролировать оплату в разрезах поставщиков, форм оплаты, условий оплаты, договорам и прочим параметрам.
• Автоматически формировать проводки бухгалтерского учета по операциям.
• Производить регистрацию и привязку к счетам налоговых накладных, поступающих от поставщиков.
• Вести параллельный налоговый учет операций по расчетам с поставщиками.

Функции по работе со счетами-фактурами и платежами:

• регистрировать и корректировать счета-фактуры (инвойсы) по факту поступления счетов с акцепта
• заносить и корректировать все необходимые реквизиты счетов
• осуществлять поиск счетов по их реквизитам
• просматривать сводную информацию по счетам и оплате по ним в виде отчетов
• производить оплату платежных требований и счетов поставщиков
• производить регистрацию служебных записок на предоплату и осуществлять предоплату
• привязывать предоплату к счетам поставщика
• осуществлять согласование счетов-фактур поставщиков со складскими приходами и Заказами на закупку по Договорам.

Модуль Кредиторы также позволит осуществлять контроль и выверку платежей по банку, импорт электронных выписок банка из системы клиент-банк.

Модуль Кредиторы позволяет автоматически генерировать проводки по счетам-фактурам, предоплатам, платежам и другим документам в журналы и Главную книгу.

Модуль Кредиторы обеспечит параллельный финансовый, бухгалтерский и налоговый учет операций по расчетов с поставщиками.

Функциональность расчетов с подотчетными лицами позволит ускорить оформление авансовых отчетов, произвести учет всех операций по расчетам с подотчетными лицами, получить оперативные отчеты по оформленным командировкам, возвратам и выплатам денежных средств.

Бухгалтерия получит возможность контролировать и корректировать проводки в журналах, формировать балансы по счетам кредиторов в Главной книге, более точно и оперативно контролировать учет обязательств, осуществлять закрытие учетных периодов, получать отчеты по всем операциям расчетов с поставщиками/подрядчиками.

Вернуться к началу страницы